إشارة إلى تدوينتي السابقة بعنوان “التخطيط الاستراتيجي لتقنية المعلومات”  والذي تحدث عن مفهوم التخطيط الإستراتيجي لتقنية المعلومات ومدى فائدته على المنظمة، حيث يوجه قطاع تقنية المعلومات الى التركيز على المشاريع التي تخدم رؤية واهداف المنظمة بدلا من الصرف على مشاريع لا تخدم المنظمة او تخدم اهداف ذات اولولية ضعيفة لدى المنظمة. سوف نتطرق في هذا المقال باختصار عن آلية تطبيق هذا المفهوم. حيث تعتبر الالية او العمل على تطبيق المفهوم بحد ذاته مشروع كما أسلفنا سابقا و حتى تتوفر لدينا الخطة الإستراتيجية لتقنية المعلومات يجب أن يمر هذا المشروع بعدة مراحل. وعند الإنتهاء من المشروع فإن الخطة لا تبقى كما هي ولكن يجب مراجعتها دوريا لمعرفة مدى أداء الخطة وتأثيرها وكذلك لإحتواء التغييرات التي قد تحدث في عمل المنظمة.
تتلخص الإجراءات لتطبيق هذا المفهوم  بمايلي: تحديد رؤية وأهداف المنظمة وتصنيفها وتقييمها، تقييم الوضع الحالي لقطاع تقنية المعلومات، تحليل الوضع الحالي والمأمول، تحديد رؤية القطاع وأهدافه، تقييم المشاريع وربطها بالأهداف، مراقبة أداء الخطة وتنفيذها. ولو نظرنا إلى هذه الإجراءات فهي تتركز على أهداف المنظمة وربطها بمشاريع قطاع تقنية المعلومات وهذا هو لب المفهوم.
كأي مشروع، يمر بمرحلة التأسيس والتي تتضمن تحديد فريق العمل، تعريف من هم أصحاب المصلحة أو المستفيدون (Stakeholder) وخطة العمل،الميزانية ، نطاق العمل وغيرها من الإجراءات المتبعة في تأسيس أي مشروع. تعتبر أول الخطوات بعد تكوين المشروع هي تحديد رؤية المنظمة وأهدافها والتي تعتبر أساس الخطة ونقطة الإنطلاق، حيث يتم جمعها سواء كانت متوفرة في خطة عمل المنظمة أو بالإجتماع مع اقسام وقطاعات المنظمة. وهذه الخطوة لها اهمية حيث سوف تصنف المشاريع مقارنة بها. و بعد ان يتم جمع الاهداف يتم تحليلها و تصنيفها بدرجة أهميتها(إلزامي ، محتمل، اختياري) وتقييم هذه الأهداف بمعايير مثل: الوقت، التكلفة وغيرها من المعايير، فيصبح لدينا قائمة بأهداف مصنفة و موزونة. الخطوة الثانية في المشروع هو تقييم الوضع الحالي في قطاع تقنية المعلومات ويشمل الأجهزة، البرامج، الإجراءات، والموارد البشرية ومن ثم عمل دراسة للتكلفة ومدى اهمية الأنظمة و الأجهزة للمنظمة ومدى أدائها، بعدها نستطيع معرفة نسبة ماتم صرفه مقارنة بالأهداف وأهميتها (إلزامي ، محتمل، اختياري).
وبعد أن قمنا بجمع الأهداف وتقييمها، ودراسة الوضع الحالي لقطاع تقنية المعلومات ومقارنة ماتم صرفه بدرجة الأهمية لدى المنظمة، يقوم الفريق بعمل مايسمى بتحليل الوضع(Gap analysis)، حيث نقوم في هذه الخطوة بمعرفة ماذا ينقص القطاع لتحقيق أهداف المنظمة وكذلك الفرق بين الوضع الحالي و المأمول. وبعد ذلك يتم تحديد رؤية القطاع و أهدافه وربطها بأهداف ورؤى المنظمة و من ثم يتم تحديد توجهات أو مشاريع القطاع التي تخدم هذه الأهداف، كذلك يقوم الفريق بتحديد معايير تقييم هذه المشاريع. وفي هذه الأثناء يتكون لدينا قائمة من المشاريع المقيمة و مربوطة بأهداف أيضا مقيمة، فيسهل على الفريق ترتيب هذه المشاريع وفق معايير يتم تحديدها (السهولة، السرعة، الاهمية وغيرها).
بهذه الخطوات نكون حصلنا على خطة كاملة متكاملة لفترة زمنية معينة. الخطة يجب أن تنشر للأقسام والقطاعات المعنية من باب الشفافية ومعرفة توجهات قطاع تقنية المعلومات وكذلك لكي تقوم تلك الأقسام بمتابعة الخطة كل على حسب اهتمامه وصميم عمله. حاولت بقدر الإمكان الإيجاز في سرد الخطوات وعدم التفصيل بها، ومن لديه الرغبة في التفصيل أو الاستزادة في هذا المفهوم فبإمكانه مراسلتي.

تم نشر المقالة في جريدة الرياض على الرابط التالي http://www.alriyadh.com/2014/01/02/article897654.html بتاريخ ٢/١/٢٠١٤ في العدد ١٦٦٢٨